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成果の出るミーティングのコツは時間比率(ミーティングの方法)

公開日: : アイデア出し, ミーティング, 強い組織

初めての会社でミーティングや会議を拝見した時に「時間配分がもったいないなぁ」と感じる会社があります、もちろん途中や終わった後にアドバイスさせていただくんですが…。

みんなも感じている事で、同じ時間・同じテーマ・同じメンバーでミーティングをしても進め方によって成果が大きく違ってきます。
何が違うのか?僕自身、どんな視点でミーティングを進めるのか?よくある事例を紹介しながら説明しますね。

例① ある営業ミーティング

営業報告書

まず、先月の営業実績報告をする、しかし、目標通りいかなかった。当然「なぜダメだったのか?」を懸命に説明するリーダー、最初は黙って聞いていたけど言い訳ばかりする(聞こえる)部下にキレる営業部長(または社長)。
だんだん営業部長の独演会になり…最後は全員黙り込んで下を向いている。営業部長が「今月は頼むぞ!!」と叱咤激励でミーティング終了…。

例② あるクレーム対策ミーティング
起きたクレームに対し対策ミーティングを開催。関係各部門を集めて情報収集をする。怒っているお客様の様子、それに対し社内の対応の問題点などを確認していく。
が、だんだん「接客したアルバイトが…」「他部門がもっとこうしてくれれば…」と責任のなすりつけあいにヒートアップ、最後は大炎上して時間切れ…

よくある光景ですよね、共通している事は何でしょう?
「これからどうしていくのか?」もっとも大切な「未来」への話し合いがない事。

ミーティングは「過去」ではなく「未来」

忙しいのにわざわざ集まる目的? 犯人探しがしたいわけでも、参加者のモチベーションを下げたいわけでもないはず。
ですよね?そう、ミーティングの目的は「会社のより良い未来を創るための時間」です!
だから、当然「未来」の話をした方がいい。じゃあ、未来の話し合いとはなにか??

「今後どうするのか?」「これから何を変えていくのか?」という未来視点での話し合いです。
さっきの二つの事例は「未来」の具体的な話し合いがほとんどありませんでしたよね。あれで解散すると参加者は明日から何を変えて言ったらよいのかわかりませんし、同じことが繰り返される可能性があります。

ミーティングでの時間バランス「過去は20% 未来は80%」

あっ、でも誤解しないでくださいね。だからといって分析(過去)をしたらダメだと言っているわけではありませんよ。
分析(過去)は必要ですし、僕自身も必ず大切にしています。(ただしミーティング前の時間で)。
あくまで、みんなが集まるミーティング中ではバランスが大切なんです。
1つの時間的目安として僕のミーティングでは「過去(報告・分析)20%、未来(修正)に80%」の時間バランスです。

 

過去で未来は決まらない、成果を出すためには行動

ミーティング後、今後具体的に何をやっていくのか?はっきりしていなければ行動は変わりません。
行動につなげるためにも必要なのは今後(未来視点)です。

もっと言えば「過去の延長が未来」だと決まっているわけではありません。(あくまで個人的見解ですが。)
※過去どんな貧しい家に生まれたからといって、未来もずっと貧しいとは限りませんよね?
だから過去は過去。過去の分析・参考にするけど、とらわれすぎない事。
あくまでも現在の決定や覚悟、改善行動が新たな未来を創っていく!

多くのイノベーションを起こした各会社のミーティングを通じて、そう確信しています。
あなたはどう思いますか?
あなたの会社のミーティングや会議は「過去」と「未来」、
それぞれ時間比率はどれくらいですか?

「自分達の職場の未来は自分達で創ろう!」

 

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矢本治
1971年広島県出身。ホテルマンとして10年勤務後。2004当時低迷している関東のブライダル運営会社に営業責任者として転職(店舗責任者からはじまり、3年後には取締役営業本部長まで経験)。リニューアルや安売り競争が熾烈で7割が前年実績を下回るといわれるブライダル業界において、ミーティングを工夫して7年で売上7倍。
圧倒的な実績を生かし2010年に創業。「売上UP」と「人材育成」という一見異なることを実現する日本初ミーティングコンサルタント。講演・コンサルティング・企業内研修・私塾である「ミーティング塾」「リーダー塾」で活動中。
クライアント先はホテル・ブライダル・アパレル・旅館・写真室・美容室グループ、人材派遣会社・飲食店・エステグループ・建設会社・住宅メーカー、印刷会社・医療業界など全国に多くのクライアントを持ち、93%以上のクライアント先の業績が毎年向上するなど確実な実績UPに貢献している。

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