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ミーティング参加率が悪い時の対策(ミーティングの方法)

「ミーティングの日程を決めても、みんながきちんと参加しない」そんな相談も多くいただきます。

「部下の常識がない」「部下が時間にルーズ」と判断されることも多いですが、ミーティングに対する根本的な問題もあると思います。

よくある問題としては
1.ミーティングに対する優先順位が不明確という問題
2.参加者が参加したくなるような内容ではない… 
この2点です。
今日のブログではこの1の優先順位ついて書いてみたいと思います。

ミーティングの価値観や優先順位が低い

単純に一番多い問題はこれです。
不参加時の理由に多いのが「お客様のアポが入った」「ほかの仕事が…」。
つまり「ミーティングより、(本人が思う)重要な他の仕事があるからしょうがない。」というのが暗黙のルールとなっていること。

これは優先順位が「(本人が思う)重要な仕事」と「社内ミーティング」を天秤にかけると
「(本人が思う)重要な仕事が優先」という認識になっていますよね?

でも、「(本人が思う)重要な仕事」はリーダーの視点から見ると重要でなかったり、
本当にきちんと参加して欲しい!と経営者やリーダーが思っているなら、まずは自分の組織における優先順位を一度定義し直すことです。

経営者やリーダーの「できるだけ優先して欲しい、考慮して欲しい」は通用しない

リーダーの方では「きちんと伝えていますよ、こんな風に」という方もいます。
「できるだけ参加して欲しい…」
「ミーティング時間を考慮してほしい」

でも、これだと定義にはなっていません。
だって、どっちが優先なのか?あいまいなままですよね。。。

ほかの例で言えば「できるだけ早くこの仕事を頼む」と、できるだけ…は人によっては半日以内なのか?2,3日以内なのか?1週間以内のなか?
できるだけ…だと、このように緊急性が人によってバラつきます。
それと同じように、ミーティングも「できるだけ…」「考慮する」では優先順位を共有出来ている状態とは言えないのです。

スタッフも「困らせてやろう」と悪意を持ってやっているケースはほとんどなく、
「良かれ」と思って悪意なく自己判断してスケジュールを埋めているケースがほとんどです。
となると参加率の悪い問題は「社員のやる気」ではなく、「優先順位が共有されていない事」の場合もあります。

ミーティングは会社の未来を作る時間

そもそもなぜ僕がミーティングという時間を大切にするのか?
なぜ忙しい中、わざわざ集まるのか?
僕のクライアント先の多くが業績を上げているのか?

ミーティングが「会社や職場の未来を設計する時間」だからです。
(詳しくは書いた以前のブログはこちら

スタッフが毎日決められた仕事をこなすだけだでは、どんなに一生懸命働いても問題が改善されず結果、組織が停滞してしまう。
つまり、ルーティンワークだけでは「改善」や「進化」は難しいということです。

だから組織の問題を解決して「改善」「進化」していく場、より良い未来を創る場(ミーティング)が必要なんです。
あとはどんな優先順位で位置づけるかだけです。

参加率

クライアント先の㈱カネマツさんの風景 参加率100%

具体的な例でミーティングの優先順位を共有する

仮に…もしミーティングを最優先項目にするなら、僕はこういう言い方で優先順位を共有します。

「この時間(ミーティング)を業務で一番重要な時間だと位置づけしてください。重要度を例えるなら「大切なお客様との打ち合わせ」と同じ重要性で考えてください」と。
(そして、その場で先のミーティングの日程を確認・決定する)
「これでミーティングが「大切なお客様との打ち合わせ」と同じ価値観として各自のスケジュールに入れられました。
 大切なお客様とのアポが入っていたら…後から他のお客様のアポを入れませんよね?
 つまり緊急の大問題になりそうなクレーム等、イレギュラーな問題が起きない限り全員参加できるはずです」と補足します。

あっ!僕はミーティングを最優先にしたほうがいいと強要はしているわけではありませんよ(笑)
(もちろん優先すればそれ相応の良いことが必ずあると思っていますが)

ここで大切なのは、もしリーダーがミーティングに今より参加して欲しいなら、ミーティングの優先順位をきちんと共有することだということです。
「何より優先なのか?何より後回しなのか?」

最後は組織文化の問題でありリーダーの経営判断次第

「みんな忙しい」「最近人数が減っている」「シフト制なのでミーティングの場が設定しづらい」
ミーティングができない理由はたくさん存在します。

「未来を創るチームミーティングにどんな優先順位をつけるのか?」は
一般社員が判断することではなく、最後は経営者やリーダーが経営判断、決断するポイントです。

だって、この判断によって会社やチームの未来は大きく変わるわけですからね。

【今日の質問】

ミーティングの優先順位はきちんと共有されていますか?

「自分達の職場の未来は自分達で創ろう!」
(次のブログでは2の「参加者が参加したくなるミーティングとは?」について書きますね)
【お問い合わせいただく矢本塾について】
●ミーティング塾(3回コース) 第1期 (受付終了・満員御礼)
●プロフェッショナル・リーダー塾(5回コース) 第1期(受付終了・満員御礼)
各塾の第2期募集に関しては2015年4月以降で計画中です。
決まり次第、改めて告知させていただきます。

 

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矢本治
1971年広島県出身。ホテルマンとして10年勤務後。2004当時低迷している関東のブライダル運営会社に営業責任者として転職(店舗責任者からはじまり、3年後には取締役営業本部長まで経験)。リニューアルや安売り競争が熾烈で7割が前年実績を下回るといわれるブライダル業界において、ミーティングを工夫して7年で売上7倍。
圧倒的な実績を生かし2010年に創業。「売上UP」と「人材育成」という一見異なることを実現する日本初ミーティングコンサルタント。講演・コンサルティング・企業内研修・私塾である「ミーティング塾」「リーダー塾」で活動中。
クライアント先はホテル・ブライダル・アパレル・旅館・写真室・美容室グループ、人材派遣会社・飲食店・エステグループ・建設会社・住宅メーカー、印刷会社・医療業界など全国に多くのクライアントを持ち、93%以上のクライアント先の業績が毎年向上するなど確実な実績UPに貢献している。

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